15 Tipps zum Ablagesystem Teil 3 – Freitag ist Ordnungstag

Nachdem ihr im ersten und zweiten Teil zur Beitragsreihe „Tipps zum Ablagesystem“ bereits zehn praktische Anregungen für mehr Ordnung im Büro erhalten habt, folgen heute die letzten fünf Ratschläge. Ich hoffe, dass es euch anschließend leichter fallen die Ablage zu bändigen.

11. Termine für Entsorgung ermitteln

Eine Ablage ist, egal ob privat oder beruflich, in vielerlei Hinsicht unverzichtbar. Während ein Unternehmen seine Buchhaltung eine gewisse Zeit aufbewahren muss, sind es bei Privatleuten beispielsweise Garantiescheine, die abgelegt werden müssen. Viele Unterlagen verlieren irgendwann ihren Nutzen. Egal ob Verjährungsfristen oder Aufbewahrungsfristen – Nach einem bestimmten Zeitraum werden Dokumente nicht mehr benötigt und können vernichtet werden. Gewöhnt euch beim Ablegen von Papieren an, die entsprechenden Ordner beziehungsweise Mappen mit einem Datum für die Entsorung zu markieren. Im virtuellen Terminkalender könntet ihr zusätzlich eine Erinnerung vermerken. So hält sich euer Archiv in Grenzen und ihr lagert nur das, was nötig ist.

12. Archiv-Timer

Damit ihr wisst, wie lange ihr Papiere aufbewahren müsst, habe ich euch nachfolgend eine Liste mit den Fristen erarbeitet:

• Kassenbelege: 2 Jahre
• Kontoauszüge: 3 Jahre
• Nebenkostenabrechnung: 3 Jahre
• Steuerbescheide Finanzamt: 10 Jahre
• Finanzdokumente und Rechnungen: 10 Jahre (betrieblich)
• Jahresabschlüsse/Inventare/Bilanzen/Lageberichte/Buchungsbelege/Bücher: 10 Jahre
• empfangene Geschäftsbriefe, Angebote, Kopien von versandten Geschäftsbriefen: i.d.R. 6 Jahre
• Versicherungsunterlagen: gesamte Laufzeit
• Arbeitsverträge: bis zur Rente
• Zeugnisse: bis zur Rente
• Lohnabrechnungen: bis zur Rente
• Kredit-Unterlagen: 30 Jahre
• Gerichtsurteile: 30 Jahre
• Mahnbescheid: 30 Jahre
• Arztgutachten: lebenslang

13. Kaufbelege kopieren

Kennt ihr das, wenn ihr geschäftlich Geräte, Möbel oder sonstiges anschafft und später einmal die Rechnung dafür benötigt? Zum Beispiel aus Garantiegründen? Das Problem: Da man ja eine monatliche Buchhaltung macht, verschwindet der Kassenbeleg in einem der zahlreichen Buchhaltungsordner. Nach mehreren Monaten oder gar Jahren weiß man in der Regel nicht mehr, wann genau das Produkt gekauft wurde und somit auch nicht, in welchem Ordner sich die Rechnung befindet. Dann beginnt die Sucherei, die jede Menge Zeit und Nerven kosten kann.

Lösung: Kopiert euch die Belege von Dingen, die eine Garantie haben und legt speziell dafür einen Ordner oder eine Mappe in der Hängeregistratur an. Solltet ihr einen Beleg suchen, ist er schneller zu Hand! Wer Zeit und Lust hat, sortiert die Rechnungen nach Jahren. Da sich aus der herkömmlichen Ablage übereinander aber automatisch eine chronologische Reihenfolge ergibt, kann man sich eine penible Sortierung sparen.

14. Archiv einrichten

Ordner, die ihr nur selten benötigt, müssen nicht in eurer unmittelbaren Nähe platziert sein. Vermeidet es euren Schreibtisch mit derartigen Utensilien zu überladen. Das blockiert den Arbeitsfluss nur unnötig und wirkt erdrückend. Je nach Größe der Räumlichkeiten macht es Sinn den Arbeitsplatz frei zu halten und das Archiv in einem anderen Raum unterzubringen. Ist das nicht möglich, solltet ihr Regale mit Ordnern möglichst hinter euch aufstellen, damit euer Blick nicht nur von Dokumenten geprägt ist. Alles was nur selten griffbereit sein muss, ist in Regalen weit unten gut aufgehoben. Ordner, die ihr häufig benötigt, sind in Griffhöhe aufzustellen. Achtet darauf, dass man die Beschriftung der Ordnung lesen kann.

15. Ordner sortieren

Ordner sollten thematisch sortiert eingeräumt sein. Es macht keinen Sinn Unterlagen von Versicherungen oder Lohnabrechnungen zwischen die monatliche Buchhaltung zu stellen und somit ein Chaos zu verursachen. Praktischer wäre es logisch vorzugehen und zum Beispiel der Buchhaltung ein separates Regal zuzuordnen. Generell gibt es natürlich keine pauschale Lösung zum Einrichten eines Ordnungssystems. Jeder muss selbst überlegen, was Sinn macht. Grundsätzlich sollte die Sortierung Zeit sparen und so gestaltet sein, dass ihr alle Dokumente schnell und bequem findet. Wir haben ein kleines Büro, so dass sich das Ausmaß noch in Grenzen hält. Ich habe zum Beispiel ein Regal mit allen Ordnern, welche die Buchhaltung, den Steuerberater und das Finanzamt betreffen. Daneben folgt ein Abteil für geschäftliche Versicherungen und ähnliches. In einem anderen Regal bewahre ich Ordner mit privaten Dokumenten auf.

Damit ist die dreiteilige Beitragsreihe zum Thema Ablagesystem vorerst abgeschlossen. Ich hoffe ihr habt ein paar Tipps für euch gefunden, die den Arbeitsalltag erleichtern werden. Solltet ihr weitere Anregungen oder gar Fragen haben, freue ich mich über eure Kommentare : )

15 Tipps zum Ablagesystem Teil 1 – Freitag ist Ordnungstag

15 Tipps zum Ablagesystem Teil 2 – Freitag ist Ordnungstag